12 Февраля 2020
Почему-то в сознании многих людей отложилось, что архив – место хранения исторически ценных документов. Однако это далеко не так. Архив существует на любом предприятии, к какой бы сфере деятельности оно не относилось. Обязательному хранению подлежит вся документация организации, начиная с уставных документов и продолжая всеми бухгалтерскими отчетами, отчетами о финансово-хозяйственной работе и многими другими материалами.
Работа с документами в архиве на этом сайте имеет несколько другой принцип, чем с материалами на предприятии. Помещаются файлы туда по истечению определенного промежутка времени. заранее необходимо документы подготовить – еще раз проверить наличие на каждом файле реквизитов организации, подписей составителей. Затем материалы объединяются по какому-то общему признаку – типу отчета, тематике или периоду и подшиваются в дело. На папке указывается срок хранения материала, после чего регистрируют его и отправляют в архив. На первый взгляд, может показаться, что в этом нет ничего сложного. Операции, действительно, просты, но необходимо учитывать документооборот предприятия. В том случае, если предприятие не является большим, то с задачей вполне может справиться секретарь. В развитых компаниях, имеющих широкую сферу деятельности, стоит выделить должность архивисту, так как документооборот предприятия будет слишком большим.
Архив – это не просто место, куда помещается большое количество документов на длительный срок. Предполагается дальнейшая работа с ними. Специалисты налоговой службы и других проверяющих организаций в любой момент могут потребовать для проверки какие-то определенные документы или материалы за определенный период времени. В случае отказа предоставить материалы со стороны сотрудников организации или же их утери последует разбирательство и наказание, начиная с административного штрафа. По истечению срока годности документы подлежат обязательной утилизации. Информация из них не подлежит разглашению.
Сейчас существуют специализированные хранилища, деятельность которых направлена именно на хранение и систематизацию информации. Все документы подлежат обязательной шифровке, что необходимо для обеспечения конфиденциальности информации. В помещении обустроены все необходимые условия для хранения документов и обеспечения их безопасности. Кроме того, специалисты берут на себя обязанности по систематизации и утилизации данных.
Редактор рубрики
Ольга Зубкина
.
.
.
Комментарии к новостям
[17 Января 2024, 13:43] Александр Хомяков Замечательно! Не ожидал такой оперативности. Спасибо огромное! Всё работает и обновляется....
[15 Апреля 2022, 20:25] Ангелина Сметанина Скоро не только сократят, а много заводов вообще закроют и начнется бум китайских авто. Даже сейчас Эксид уже бешеные темпы по количеству проданных машин показывает...
[27 Декабря 2021, 21:44] Ева Воробьева Искренне рада за победителя! Но если бы мне так крупно повезло, то я прибежала бы за выигрышем в первый же день???? ...
[2 Сентября 2021, 13:11] Дмитрий Ершов Это хорошо. Значит клиенты долго ждать не будут. ...
[13 Мая 2021, 16:26] Олег Андреев "Мальдивы сутунки 65 государством, зарегистрировавшим расейскую вакцину против коронавируса Спутник V, сообщил Российский фонд секущих инвестиций (РФПИ)". Что это за йязыг?...
[2 Ноября 2020, 15:22] Лета Мирликийская риветсвую вас я с 6-ти лет пишу мне нужно все мои произведения задействовать в компьюторных программах образования по литературе и языкам и играм к примеру если ваши учащиеся напишут...
[20 Октября 2020, 09:22] Евгений Зимин Сузуки в этом году хорошо прибавили, уже не первый раз оба их пилота на подиуме. Видимо, для команды возвращаются "золотые" времена и есть шанс наконец оформить чемпионство после длительного перерыва....